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Welche Anforderungen muss eine Kennzahl erfüllen?

Eine Kennzahl muss eindeutig sein, und zwar im mathematischen Sinne. Erlaubt die Konstruktion verschiedene Inputdaten oder Bezüge, so dass mehr als ein Ergebnis möglich ist, so ist die Kennzahl nicht eindeutig und darf nicht verwendet werden, bevor ihre Konstruktion nachgebessert wurde. Eine Nebenbedingung ist die Verständnisqualität. Kennzahlen sind nur dann gut zu gebrauchen, wenn sie verständig sind, also leicht zu erfassen oder aber mit vertretbarem Aufwand zu verstehen. Sollen sie z. B. im Vertrieb von Verkäufern genutzt werden, damit diese ihre eigene Verkaufseffektivität bzw. Verkaufseffizienz messen und somit kontrollieren können, funktioniert das auf Basis von Kennzahlen nur, wenn letztere auch verstanden werden können. So kann z. B. jedermann die Kennzahl

V = Name des Verkäufers, z. B. Frau Schmidt t = Monat, z. B. Februar

nachvollziehen, denn die Umsatzdaten können auch vom Verkäufer, hier Frau Schmidt, leicht nachvollzogen werden. Aber schon die geringfügige Abwandlung in folgender Form schafft Unklarheiten:

V = Name des Verkäufers, z. B. Frau Schmidt t = Monat, z. B. Februar

Der Deckungsbeitrag ist die Differenz aus den Erlösen und den variablen Kosten. Aber woher soll Frau Schmidt die variablen Kosten der von ihr verkauften Produkte kennen, vor allem, wenn diese je Produkt bzw. Auftrag unterschiedlich sind? Auch kann sie diese kaum beeinflussen. Soll aber seitens der Vertriebsleitung beabsichtigt sein, dass Frau Schmidt nicht „um jeden Preis“ verkauft, sondern mit Rabatten vorsichtig umgeht, könnte in die Kennzahl Verkaufserfolg anstelle des Deckungsbeitrags eben jene Rabatte einfließen. Dann wäre die Kennzahl noch immer eindeutig, aber nun wäre auch die Verständnisqualität gut:

V = Name des Verkäufers, z. B. Frau Schmidt t = Monat, z. B. Februar

Preisnachlässe = Rabatte + Skonti + diskontierte Boni

Als drittes (neben der Eindeutigkeit und der Verständnisqualität) ist auf die Schnelligkeit zu achten, oder anders ausgedrückt: Die Aktualität. Wenn Kennzahlen ein Arbeitsinstrument der Führung sein sollen, sollten sie auch zeitnah Veränderungen beschreiben. Muss z. B. auf einzelne Inputdaten unverhältnismäßig lange gewartet werden, dann sind sie schnell „Schnee von gestern“ und beschreiben nur noch vergangene Zustände, für die sich im Vertrieb nur noch Wenige interessieren. Nein, gerade dort ist wichtig, dass Kennzahlen zum Einsatz kommen, die schnell sind und nahe am Zeitgeschehen, damit sie als Führungs- und Selbststeuerinstrument eingesetzt werden können.

Als viertes sollen Kennzahlen zuverlässig Veränderungen beschreiben. Nur dann sind sie geeignet, um Handlungskonsequenzen zu verstehen und abschätzen zu können, bevor die dafür erforderlichen Maßnahmen eingeleitet werden. Kennzahlen verdeutlichen somit, welches die „Stellschrauben“ sind, die für das Vertriebsmanagement von Bedeutung sind.

Wie wird eine Kennzahl dokumentiert?

Um insbesondere die Anforderung der Eindeutigkeit zu erfüllen, ist eine im Unternehmen verwendete Kennzahl zu dokumentieren. In dieser Dokumentation steht, wie die Kennzahl konstruiert ist. Zum Beispiel könnte ein Kennziffer-Datenblatt aussehen, wie Tab. 2.1 es zeigt. Für die Pflege eines solchen Kennzahlen-Datenblatts ist grundsätzlich das Vertriebscontrolling verantwortlich. Es ist jedem zugänglich zu machen, der mit der betreffenden Kennzahl arbeitet und so zu gestalten, dass es auch verstanden werden kann.

Tab. 2.1 Beispiel eines Kennzahlen-Datenblatts

 
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